Le locataire verse chaque mois une provision pour charges. Une fois par an, le bailleur doit comparer ces provisions aux dépenses réelles et régulariser : c'est une obligation légale, pas une option. Voici quelles charges sont récupérables, comment procéder, et ce que risque un bailleur qui laisse traîner.
1. Provisions ou forfait : deux régimes distincts
| Régime | Location concernée | Régularisation |
|---|---|---|
| Provisions sur charges | Location vide (obligatoire), meublée | Annuelle, obligatoire |
| Forfait de charges | Meublée uniquement | Aucune |
Le forfait, réservé aux meublés, est fixé une fois pour toutes : ni régularisation, ni justificatif à produire. En contrepartie, il ne peut pas être révisé à la hausse en cours de bail, et son montant ne doit pas être « manifestement disproportionné » par rapport aux charges réelles.
2. Quelles charges sont récupérables ?
La liste est limitative : elle figure au décret n° 87-713 du 26 août 1987. Ce qui n'y est pas ne peut pas être refacturé au locataire, quelle que soit la rédaction du bail.
Récupérables
- Eau froide et chaude, consommations individuelles ou collectives
- Chauffage collectif : combustible, exploitation, entretien courant de la chaudière
- Ascenseur : électricité, entretien courant, menues réparations
- Entretien des parties communes : produits, électricité, nettoyage
- Espaces verts : tonte, taille, remplacement du végétal
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
- Salaire du gardien : 75 % s'il assure entretien et sortie des poubelles, 40 % s'il n'assure que l'un des deux
Non récupérables
- Gros travaux : ravalement, réfection de toiture, remplacement de chaudière
- Honoraires de syndic (hors la part correspondant à des tâches récupérables)
- Assurance de l'immeuble
- Frais de procédure et honoraires d'avocat de la copropriété
- Remplacement d'un équipement, par opposition à son entretien
La ligne de partage : entretien contre remplacement. Réparer un ascenseur est récupérable. Le remplacer ne l'est pas. Entretenir une chaudière est récupérable. En installer une neuve ne l'est pas. C'est la distinction qui départage la majorité des litiges.
3. Comment régulariser, concrètement
- Rassembler les dépenses réelles de la période — relevés de charges de copropriété, factures d'eau, contrats d'entretien
- Isoler la part récupérable selon le décret de 1987
- Appliquer les tantièmes du lot concerné
- Comparer aux provisions encaissées sur la période
- Communiquer le décompte au locataire
Un mois avant. Le décompte par nature de charges doit parvenir au locataire au moins un mois avant la régularisation. Les pièces justificatives doivent ensuite être tenues à sa disposition pendant six mois — sur place ou par voie dématérialisée.
Exemple chiffré
- Provisions encaissées : 90 € × 12 = 1 080 €
- Charges récupérables réelles du lot : 1 260 €
- Solde dû par le locataire : 180 €
- Provision mensuelle à ajuster pour l'année suivante : environ 105 €
Si les provisions dépassent les charges réelles, le trop-perçu doit être remboursé — il ne se conserve pas « en avance » sur l'année suivante.
4. Ce que risque un bailleur qui ne régularise pas
L'absence de régularisation n'efface pas la dette du locataire, mais elle se retourne contre le bailleur sur trois points :
- Étalement imposé. Si la régularisation n'a pas été faite depuis plus d'un an, le locataire peut exiger de payer le rattrapage par douzièmes sur 12 mois
- Prescription de 3 ans. Au-delà, les sommes ne sont plus réclamables — un rattrapage de cinq ans en une fois est en partie perdu
- Retenue sur dépôt de garantie contestable. Sans décompte justifié, la retenue tombe en cas de litige
5. Régularisation et départ du locataire
Quand un locataire part avant l'arrêté des comptes de la copropriété, le bailleur peut conserver une provision de 20 % maximum du dépôt de garantie jusqu'à cet arrêté. Le solde doit être restitué dans le mois qui suit.
Cette provision n'est pas une réserve de confort : elle doit être justifiée par un décompte dès que les comptes sont arrêtés.
6. Les erreurs les plus fréquentes
- Refacturer une charge non récupérable parce qu'elle figure sur l'appel de fonds du syndic — l'appel de fonds mélange les deux
- Régulariser sans envoyer le décompte un mois avant
- Garder le trop-perçu en le reportant sur l'année suivante
- Laisser filer plusieurs années et perdre la partie prescrite
- Confondre provisions et forfait en location meublée, et régulariser un forfait qui ne le permet pas
7. Tenir les charges à jour sans y passer ses soirées
La difficulté de la régularisation n'est pas le calcul : c'est de retrouver, un an après, quelles dépenses étaient récupérables, dans quelle proportion, et pour quel lot.
Dans LocAdmin, le module copropriété enregistre chaque appel de fonds en distinguant la part récupérable de la part qui reste à la charge du bailleur, applique les tantièmes du lot, et produit le décompte annuel par nature de charges — celui-là même qui doit être envoyé au locataire un mois avant la régularisation.
Information générale. Cet article présente le droit applicable en France à jour de 2026. Il ne remplace pas un conseil juridique adapté à une situation particulière. L'ADIL de votre département informe gratuitement bailleurs et locataires.