Nous recommandons cet ordre : 1) Completez vos informations bailleur dans Parametres (nom, adresse, SIRET eventuel) - elles seront utilisees dans toutes vos quittances. 2) Ajoutez votre premier bien (Biens > Ajouter). 3) Creez le locataire (Locataires > Ajouter). 4) Creez le bail (Baux > Creer). 5) Les loyers mensuels sont generes automatiquement. Un tutoriel interactif en 7 etapes vous accompagne.
Utilisez le menu lateral gauche pour naviguer entre les modules. Le tableau de bord (page d'accueil) affiche les alertes importantes : loyers impayes, baux expirant, interventions a planifier. La barre de recherche (en haut) permet de trouver rapidement un bien, un locataire ou un document.
Selon votre formule d'abonnement, certains modules avances (Copropriete, Rentabilite, Signature electronique) peuvent etre limites ou desactives. Vous pouvez activer un module temporairement en passant a une formule superieure depuis Parametres > Abonnement.
Dans Parametres > Informations bailleur, renseignez vos coordonnees (nom, adresse, telephone, SIRET). Vous pouvez uploader un logo (format PNG, max 500 KB) qui sera repris sur toutes vos quittances, relances et documents generes.
Menu Biens > bouton "Ajouter un bien". Renseignez l'adresse, le type (appartement, maison, garage...), la surface, le nombre de pieces. Vous pouvez ajouter des equipements (chauffage, cuisine equipee...), des diagnostics (DPE, amiante...) et des photos a tout moment.
Lors de la creation ou l'edition d'un bien, cochez "Bien en copropriete". Renseignez les tantiemes generaux et eventuellement par poste (chauffage, ascenseur). Vous pourrez ensuite enregistrer les decomptes syndic via le module Copropriete et la repartition se fera automatiquement.
Oui, la colocation est geree. Lors de la creation du bail, selectionnez plusieurs locataires. Chaque colocataire aura son propre espace locataire, mais la quittance est mutualisee (solidaire et indivise sauf mention contraire).
Depuis la fiche d'un locataire (Locataires > cliquer sur le nom), onglet Garants. Cliquez sur "Ajouter un garant" : personne physique ou morale (Visale par exemple), lien de parente, revenus, justificatifs. Le garant apparaitra automatiquement dans le bail genere.
Non recommande. Le dossier de fin de bail calcule automatiquement le prorata de loyer, le solde de charges, la restitution du depot de garantie et genere les justificatifs. Pour le demarrer : depuis le bail, cliquez "Fin de bail", renseignez la date de sortie et le motif (preavis, conges...).
Depuis la fiche du locataire, bouton "Activer portail". Un mot de passe temporaire est genere. Le locataire recoit un email avec ses identifiants et l'URL de son espace (au format https://votreslug.locadmin.fr/espace-locataire). Il pourra consulter ses loyers, quittances et documents partages.
Oui. Apres avoir finalise le dossier de fin de bail, le locataire passe automatiquement en statut "Archive". Ses donnees restent consultables pour votre historique et la fiscalite. Vous pouvez aussi supprimer definitivement un locataire (irreversible) depuis sa fiche.
LocAdmin gere : bail d'habitation vide (3 ans, loi 89-462), bail d'habitation meuble (1 an), bail mobilite (1 a 10 mois, etudiants/professionnels), bail commercial 3/6/9 (ILC ou ILAT), bail professionnel (6 ans), bail derogatoire (courte duree commerciale), bail de garage/parking, bail de local.
L'IRL (Indice de Reference des Loyers, INSEE) permet de reviser le loyer une fois par an a la date anniversaire du bail. Dans le bail, renseignez l'indice de reference du trimestre de signature. LocAdmin calcule automatiquement le nouveau loyer a la date anniversaire et vous alerte 30 jours avant. Vous pouvez refuser ou appliquer la revision en 1 clic.
Pour les baux commerciaux, le loyer peut etre en HT + TVA. Lors de la creation du bail, cochez "Bail assujetti a la TVA" et renseignez le taux (20 % generalement). Les quittances generees afficheront alors le detail HT, TVA, TTC. Les exports comptables distinguent les deux.
Oui. A l'approche de la fin d'un bail, LocAdmin vous alerte. Vous pouvez reconduire tacitement (bail d'habitation) ou signer un renouvellement formel (bail commercial). Pour les reconductions tacites, aucune action n'est requise sauf si vous souhaitez modifier les termes.
Apres avoir genere le bail, cliquez sur "Envoyer pour signature". Renseignez l'email et le telephone du locataire (et du garant si besoin). Un lien JuriSign est envoye, avec verification OTP par SMS. Le locataire signe depuis son navigateur, vous recevez une copie certifiee PDF avec piste d'audit.
Oui. Dans le bail, section "Clauses particulieres", ajoutez du texte libre qui sera integre au contrat genere. Exemples : interdiction animaux, obligations d'entretien jardin, regles copropriete... Ces clauses sont ajoutees a la fin du bail, avant les signatures.
Automatiquement chaque mois, a la date d'echeance definie dans le bail (1er, 5, 10 du mois...). Le loyer est cree en statut "A recevoir". Apres encaissement, vous enregistrez le paiement et le statut passe a "Paye". La quittance PDF est generee.
Menu Loyers > cliquer sur le loyer concerne > bouton "Ajouter un paiement". Renseignez le montant (paiement complet ou partiel), la date et le mode (virement, cheque, especes, prelevement). Possibilite d'associer plusieurs paiements a un meme loyer.
Pas de probleme. Enregistrez le paiement sur le loyer le plus ancien, puis ajoutez un autre paiement sur le loyer suivant. Ou utilisez la fonction "Repartir un paiement" qui repartit automatiquement un montant sur plusieurs loyers impayes successifs.
Les loyers en retard sont signales en rouge dans la liste avec un badge "Impaye". Cliquez sur le loyer > onglet Relances. Vous pouvez generer : relance amiable (J+7), mise en demeure (J+30, avec LRAR), commandement de payer (J+60, via huissier). Chaque document est genere au format PDF.
3 options : (1) Telechargez le PDF et envoyez-le par email manuellement. (2) Partagez-la via le portail locataire (le locataire la voit automatiquement). (3) Activez l'envoi automatique par email dans Parametres > Automatisations.
Non, une quittance est un document comptable et juridique. Vous pouvez en revanche annuler une quittance (avec justificatif) et regenerer une nouvelle quittance correcte. L'annulation garde une trace pour votre comptabilite.
Les charges recuperables (decret 87-713) peuvent etre refacturees au locataire : eau, chauffage collectif, entretien parties communes, ordures menageres... Les non recuperables restent a votre charge : gros travaux, ravalement, assurance PNO... LocAdmin connait le decret et repartit automatiquement.
Module Copropriete > bouton "Ajouter". Parcours en 4 etapes : (1) Selection du bien, (2) Upload du PDF du decompte, (3) Saisie manuelle ou parsing automatique si syndic Citya, (4) Confirmation. Les charges sont ensuite automatiquement reparties au locataire.
Chaque annee, les provisions sur charges versees par le locataire sont comparees aux charges reelles recuperables (selon les decomptes syndic). Si le locataire a trop paye, vous lui remboursez ; s'il n'a pas assez paye, vous lui demandez un complement. Module Charges > Regularisation : calcul automatique + document PDF justificatif.
Certaines charges de copropriete sont deductibles de vos revenus fonciers (travaux, frais de syndic, etc.). Elles apparaissent ligne 229 du formulaire 2044. LocAdmin identifie automatiquement les charges deductibles a partir des decomptes et les integre dans vos exports fiscaux.
Vous pouvez editer manuellement les lignes du decompte saisi dans LocAdmin (cliquez sur le decompte > Editer). Corrigez les montants et sauvegardez. Cela n'affecte pas le document syndic original mais corrige la repartition dans votre gestion.
Non, LocAdmin est un outil de gestion qui produit des etats comptables compatibles avec les formulaires fiscaux francais. Votre expert-comptable garde son role de conseil, de declaration et de validation. LocAdmin lui facilite le travail en lui fournissant des exports precis et categorises.
Module Comptabilite > onglet Fiscal. Selectionnez l'annee concernee et le formulaire (2044 normal, 2044 SPE, micro-foncier). LocAdmin calcule automatiquement revenus bruts, charges, interets d'emprunt, deficits reportables. Export PDF compatible avec votre declaration en ligne.
Oui. Pour un bien en location meublee, selectionnez le regime "LMNP - BIC reel" ou "LMNP - Micro-BIC" dans la fiche du bien. LocAdmin calcule amortissements, charges deductibles et genere les exports compatibles 2042-C-PRO.
Oui. Dans la fiche d'un bien, onglet Financement, renseignez les echeances d'emprunt (capital + interets). Les interets deductibles apparaitront automatiquement dans vos exports fiscaux ligne 250 du 2044.
Module Comptabilite > Exports. Selectionnez la periode et le format (CSV, PDF, FEC format legal pour audit). La balance inclut tous les mouvements : loyers encaisses, charges payees, depots, relances, regularisations.
Module Etats des lieux > Nouveau. Selectionnez type (entree/sortie), bien et locataire. Parcourez chaque piece : notez l'etat des elements (murs, sol, plafond, equipements), prenez jusqu'a 3 photos par piece, relevez les compteurs (eau, gaz, elec), listez les cles remises. Export PDF illustre professionnel.
Oui, l'interface est optimisee mobile. Photos prises directement avec l'appareil photo du telephone, notes vocales optionnelles, releves de compteurs avec saisie rapide. Le PDF final est identique a une version bureau.
Oui. LocAdmin utilise JuriSign, signature electronique avancee au sens eIDAS. Avec verification OTP par SMS et piste d'audit complete, elle a la meme valeur juridique qu'une signature manuscrite (articles 1366 et 1367 du Code civil). Valable pour baux, cautions, etats des lieux.
5 signatures par an dans tous les plans payants (Starter, Standard, Pro). Illimitees en plan Expert. Au-dela du quota, signatures additionnelles facturees 2 EUR/signature ou packs 10 signatures a 15 EUR.
Le signataire peut refuser depuis son interface JuriSign. Vous recevez un email de notification avec le motif (si indique). Le document reste en statut "Refuse" dans votre LocAdmin. Vous pouvez relancer apres modification, ou proceder en version papier.
Menu Parametres > Utilisateurs > Inviter. Renseignez email et definissez les droits (Admin complet, Lecture seule, Acces partiel par module). Un email d'invitation est envoye avec lien de creation de mot de passe. Fonction disponible en plans Standard et superieurs.
Sur la page de connexion, cliquez sur "Mot de passe oublie". Saisissez votre email. Vous recevez un lien de reinitialisation (valide 60 minutes). Si l'email n'arrive pas, verifiez vos spams ou contactez support@locadmin.fr.
Menu Parametres > Mon compte > Exporter mes donnees. Un ZIP est genere contenant : biens (JSON+PDF), locataires, baux, loyers, quittances PDF, documents stockes, comptabilite. Export conforme RGPD (portabilite). Disponible a tout moment, gratuit.
Oui, Parametres > Modules. Desactivez les modules que vous n'utilisez pas (ex: pas de copropriete si vous n'avez que des maisons individuelles). Seuls les modules actifs apparaissent dans le menu lateral. Vous pouvez les reactiver a tout moment.
Oui, avec les plans Pro et Expert, vous pouvez pointer votre propre domaine (ex: gestion.masci.fr) vers votre tenant LocAdmin. Contactez support@locadmin.fr pour la configuration (CNAME DNS + certificat SSL gere automatiquement).
Le SLA garantit 99,5 % de disponibilite. En cas de panne, une page d'information est affichee. Historique disponible sur status.locadmin.fr. En cas d'incident majeur, vos donnees sont sauvegardees quotidiennement (PITR possible sur 7 jours) et peuvent etre restaurees sans perte.